皆さんはプレゼンテーションを行うとき、どのような点に注意していますか？
実は「プレゼンテーションは構成で決まる」といっても過言ではありません。
もし、構成を考えずにプレゼンテーションを組み立てている場合は、すぐに改善しましょう。構成を意識するだけで、あなたのプレゼンテーションは格段に素晴らしいものになります。
本記事では、プレゼンテーションにおける構成の重要性や、今すぐ使える具体的なテクニックまでご紹介します。記事をお読みいただき、相手に伝わる高品質なプレゼンテーションを身に付けましょう。
構成とは？
構成とは「たくさんのパーツを組み合わせて全体を作ること」です。
一つのプレゼンテーションの中身を掘り下げると、たくさんの要素が含まれています。
例えば、メーカーの開発担当が社長に新製品のプレゼンテーションを行うシーンを考えてみましょう。そのプレゼンテーションには、どのような要素が含まれているでしょうか？
その場の状況によって異なりますが、一般的には以下のような要素が考えられます。
- 製品詳細 ：新製品は具体的にどのようなサービスなのか？
- 料金 ：いくらで販売する予定なのか？
- ターゲット ：どのような顧客層を狙っていくのか？
- 競合情報 ：新製品のライバルとなる競合やサービスはあるのか？
- スケジュール：どのようなスケジュール感で進めていくのか？
パッと並べただけでも、上記のように多くの要素が含まれていますよね。
これらのパーツをプレゼンテーション全体の中でどのように伝えていくのか、を考えることが構成です。
構成の重要性
構成はプレゼンテーションの良し悪しを決める重要な要素です。
話している内容は同じだとしても、構成が変わるだけで相手への伝わり方は全く異なります。
一つ例を挙げると、テレビのサスペンスドラマをイメージしてください。主人公が登場してから犯人が発覚するまで、色々なシーンがありますよね。日常の平和な風景、臨場感あふれる事件現場、登場人物の過去がわかる回想シーンなど、様々です。
このような個々の場面が積み重なり、ドラマという全体が出来上がっています。視聴者は多くのシーンから様々な情報を得ているからこそ、犯人発覚時の驚きが大きくなり、登場人物に感情移入するのです。
これがもし、いきなり謎解きのシーンから始まったとしたら、見ている方はおもしろくないですよね。
テレビの場合、巧みな演出で視聴者の心理状態を揺さぶりますが、これはプレゼンテーションにも共通しています。
あなたのメッセージを相手に伝えるためには、個々のパーツを正しい構成で組み立てることが重要です。
今すぐ使える「基本の構成パターン」
プレゼンテーションの構成には、基本的なパターンがあります。
それは「イントロダクション→ボディ→クロージングの順で構成する」ということです。
どのような内容にも応用できますので、まずはこのパターンを覚えましょう。各ステップについて、具体的に解説していきます。
イントロダクション
いわゆる「プレゼンテーションの導入部分」で、中身に入る前のプロローグ的な位置付けです。例えば、プレゼンテーションのテーマや背景、その場で説明している理由などを伝えます。
プレゼンテーションの内容とは直接関係のないパートですが、実はとても重要な役割を持っています。
何故なら、相手が最後までプレゼンテーションを聞いてくれるかどうかは、このイントロダクションで決まるからです。
仮にプレゼンテーション本編が長い場合は、目次やアジェンダを冒頭に追加しましょう。プレゼンテーションの全体像が見えると、聴き手の集中力を維持することができます。
ボディ
あなたのプレゼンテーションにおいて、最も伝えたいことを発表するパートです。様々な視点で情報を取り入れて、なるべく相手に伝わりやすいメッセージを心がけましょう。
相手に納得感を与えるためには、客観的な定量データや事実に基づいた事例が効果的です。場合によってはグラフや表を活用するなど、ビジュアル面にも考慮して作成すると、さらに相手に伝わりやすくなります。
クロージング
伝えたいメッセージを話した後に全体のまとめを行うパートです。細かい話は必要ありませんので、プレゼンテーション全体を通して伝えたいポイントを改めて繰り返しましょう。
同じことを繰り返すことに抵抗がある方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、あなたが思っている以上に相手はボディで伝えた内容を覚えていません。
そのため、重要なポイントは最後に繰り返して伝える必要があります。
「終わり良ければすべて良し」という言葉があるようにクロージングはプレゼンテーションの印象を大きく左右します。
プレゼンテーション全体を振り返って、最も重要なメッセージを締めくくりとして相手に伝えましょう。
このようにプレゼンテーションには、フォーマットとも呼べる基本的なパターンが存在します。構成作りに悩んでしまった場合は、まず上記の3ステップを意識して、考えてみてください。
構成作りに有効なテクニック紹介
構成の基本パターンに加えて、プレゼンテーションの質をさらに高めるテクニックをご紹介します。
これらのテクニックは、一般的には「フレーム」という言葉で表現されることが多いです。
プレゼンテーションにおいては、たくさんのフレームが存在します。その中から、最もポピュラーかつ汎用性が高いものを2つ取り上げます。
どちらも難しい内容ではありませんので、しっかり理解して今日から実践していきましょう。
SDS
汎用性が高く、様々な場面で活用できるフレームです。
SDSという言葉は、以下の英単語の頭文字を取っています。
- S：Summary（全体概要）
- D：Detail（詳細説明）
- S：Summary（全体まとめ）
詳細説明を「冒頭の概要」と「最後のまとめ」で挟むイメージです。
ピンと来ない方もいらっしゃると思うので、具体的な文例でご説明します。
Summary（全体概要）
本日はメールマーケティングの効果を最大化するためのポイントをお伝えします。
Detail（詳細説明）
メールマーケティングにおいては、以下3つの観点から考えることが重要です。
1.ターゲット（読み手の具体的な属性）
2.コンテンツ（相手の興味を惹きつけるメール件名や本文）
3.顧客の導線（メール配信後、顧客にどのようなアクションを求めるか）
それぞれを具体的に説明すると・・・・
Summary（全体まとめ）
以上のように、メールマーケティングの効果最大化のためには、3つのポイントを抑えることが重要である、ということをお伝えしました。
ご理解いただけましたでしょうか。はじめに全体の概要を話し、詳細を説明した上で、最後にもう一度、全体のまとめをして締めくくります。
SDSのメリットは、はじめに概要を話すことで「これから何を話すのか」を相手にイメージしてもらうことができる点です。
こうすることで、相手が自分の話を聞いてくれる体制を作ることができます。
加えて、最後のまとめで要点を繰り返すことで、最も伝えたいポイントを相手の心に印象深く残すことができます。
PREP
プレゼンテーションはもちろん、文章を作成する上でも重要なフレームです。
主に結論重視で、内容に説得力を持たせたいシーンで利用することが多いです。
- P：Point（結論）
- R：Reason（理由）
- E：Example（事例）
- P：Point（結論）
こちらも同じように具体的な文例でご説明します。
Point（結論）
メールマーケティングで最も重要なのはコンテンツです。
Reason（理由）
何故なら、お客様がアクションを起こすかどうかを決めるのは、メールの本文だからです。
Example（事例）
先月、全く同じターゲットに異なるコンテンツでABテストを実施したところ、受注数は倍以上の差がありました。
Point（結論）
上記より、メールマーケティングで最も重要なのはコンテンツだと言えます。
PREPは、冒頭と最後をPoint（結論）で挟んでいる点が特徴になります。プレゼンテーションの相手が社長の場合など、結論重視で話す必要があるシーンでは重宝するフレームです。
SDSと同様に結論を繰り返すことで、伝えたいポイントを強調することができます。
また、途中でExample（事例）を盛り込むことで、言葉に説得力を持たせることができる、というメリットもあります。
今回の記事では、一例としてSDSとPREPをご紹介しましたが、他にもたくさんのフレームが存在します。
その他のフレームについても、以下の記事で詳しく解説しています。
さいごに
いかがでしょうか。プレゼンテーションにおける、構成の重要性をご理解いただけたでしょうか。
一般的にプレゼンテーションが上手だと言われている人ほど、この構成を綿密に計算して作っています。逆に言うと、構成がしっかりしていれば、話がそこまで上手くなくても相手に伝わる、ということです。
そして、プレゼンテーションには基本的な構成パターンやフレームというものが存在します。これらは難しい内容ではなく、一度理解すれば、誰でもすぐに使えるようになります。
本記事を参考に、改めてご自身のプレゼンテーション構成を見直してみませんか？
簡単なポイントをいくつか抑えておくだけで、「プレゼン上手な人」に大変身できますよ！
プレゼンテーションの構成を考える前に、目的を整理してペルソナを考えることも重要です。
ご興味のある方は次の記事もご覧ください。
